一、目前加油站資金商品財(cái)務(wù)稽查工作的現(xiàn)狀
加強(qiáng)加油站資金和商品的風(fēng)險(xiǎn)防范是公司目前的重點(diǎn)管理工作，同時(shí)也是難點(diǎn)的管理工作，為防范加油站資金和商品的各種風(fēng)險(xiǎn)，我們采取了在公司和所屬單位均設(shè)立稽查崗，定期、不定期按照稽查規(guī)范對(duì)加油站資金商品管理情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。通過(guò)以上手段的實(shí)施，加油站資金回籠、商品管理的及時(shí)性和安全性上取得了一定的效果，但就目前運(yùn)行的情況來(lái)看，所采取的措施還存在一定的局限性。一是稽查目前的現(xiàn)狀還是由稽查人員大范圍的對(duì)加油站進(jìn)行巡查或抽查，稽查的效率不高、針對(duì)性不強(qiáng)。二是財(cái)務(wù)部門的銷售貨款回籠稽核崗所有的審核都是在事后進(jìn)行的，時(shí)效性差，防范和控制的效果不太好。三是財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)對(duì)加油站的各種稽查都是相對(duì)獨(dú)立的，沒(méi)有將資金和商品的稽查有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，更沒(méi)有將資金和商品運(yùn)行的兩個(gè)信息鏈實(shí)時(shí)對(duì)比起來(lái)，進(jìn)行分析和判斷。
二、加油站稽查集成管理創(chuàng)新
基于這樣的背景下，加油站資金、商品稽查工作需要進(jìn)一步進(jìn)行創(chuàng)新。目前公司“二次配送物流系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)、油庫(kù)管理系統(tǒng)、資金管理平臺(tái)”已經(jīng)集成，利用信息化手段，實(shí)時(shí)開展加油站的稽查工作，通過(guò)開發(fā)加油站稽核系統(tǒng)與傳統(tǒng)稽查工作結(jié)合形成一套新的加油站稽核集成管理體系，使創(chuàng)新性的開展加油站稽查工作成為了可能，達(dá)到實(shí)時(shí)對(duì)加油站資金、油品、便利店商品進(jìn)行稽核的目的。
加油站資金商品稽核集成管理的主要思路是利用資金和商品相互對(duì)應(yīng)的關(guān)系，來(lái)實(shí)時(shí)判斷對(duì)應(yīng)關(guān)系的誤差，提供稽查線索，找到誤差原因，從而達(dá)到對(duì)加油站資金商品進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控的目的。利用資金管理平臺(tái)、ERP系統(tǒng)、公路二次配送系統(tǒng)、加油站管理系統(tǒng)形成四位一體的原始數(shù)據(jù)采集方案，查找出資金回籠和商品庫(kù)存的對(duì)應(yīng)關(guān)系，得出資金和商品的差異量、差異率。加油站稽核系統(tǒng)是建立在現(xiàn)有的加管系統(tǒng)、資金管理平臺(tái)、二配系統(tǒng)構(gòu)架基礎(chǔ)之上的，自動(dòng)采集出機(jī)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)、卸油數(shù)據(jù)及報(bào)警數(shù)據(jù)、營(yíng)業(yè)款繳存銀行數(shù)據(jù)、加油站購(gòu)進(jìn)數(shù)據(jù)，并實(shí)時(shí)監(jiān)控，系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)定完成各種數(shù)據(jù)的對(duì)比分析。財(cái)務(wù)稽查人員利用稽核系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)的資金、油品、便利店商品的差異量和差異率做為判斷分析的標(biāo)準(zhǔn)分類稽查。這樣既突出稽查工作的重點(diǎn)，又提高稽查工作的效率，也達(dá)到了資金商品風(fēng)險(xiǎn)事前控制、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的目的。
擴(kuò)大資金管理的范圍，在加油站層面推行所有商品資金化的管理理念，即將加油站采購(gòu)、庫(kù)存同銷售數(shù)量轉(zhuǎn)化為銷售款項(xiàng)進(jìn)行資金化管理。利用大零管系統(tǒng)自動(dòng)采集、上傳油品進(jìn)、銷、存數(shù)據(jù)，并實(shí)時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本，每日計(jì)算庫(kù)存價(jià)值的功能，將每日只關(guān)注銷售款項(xiàng)回籠情況，延伸到應(yīng)收款項(xiàng)，即（期初庫(kù)存＋本期進(jìn)貨－期末庫(kù)存）×當(dāng)日銷售價(jià)格＝應(yīng)收款項(xiàng)，有效杜絕大額賒銷行為。日常管理實(shí)行銷售款項(xiàng)、庫(kù)存、損耗管理負(fù)責(zé)制，核算員對(duì)銷售款項(xiàng)負(fù)全責(zé)，加油當(dāng)班班長(zhǎng)對(duì)當(dāng)班過(guò)程中的庫(kù)存、損耗負(fù)全責(zé)，銷售款項(xiàng)的回籠由資金管理平臺(tái)與大零管系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合進(jìn)行管控，庫(kù)存價(jià)值、損耗管理嚴(yán)格按照規(guī)定的賬、表、單進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、登記、統(tǒng)計(jì)和傳遞。交接班時(shí)，當(dāng)班班長(zhǎng)不僅要交接加油站庫(kù)存油品數(shù)量，也做到交班交庫(kù)存、班清班結(jié)。公司通過(guò)大零管系統(tǒng)的監(jiān)控，提高加油站庫(kù)存管理的透明度。對(duì)收卸油環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題，多部門聯(lián)合，實(shí)地考察，從油品損耗組成、油罐車結(jié)構(gòu)和收卸油流程的主要控制點(diǎn)等角度進(jìn)行“會(huì)診”，梳理修訂新的收油流程。對(duì)收到油品超過(guò)規(guī)定損耗數(shù)量的，堅(jiān)決拒絕收卸，并報(bào)相關(guān)主管部門，追究責(zé)任人責(zé)任。從月度盤點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)槿涨逶陆Y(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決處理的良性運(yùn)作中，不僅有效降低加油站的損耗成本，而且減少現(xiàn)場(chǎng)稽查次數(shù)，進(jìn)一步降低地市公司的運(yùn)營(yíng)成本。
三、加油站稽查集成管理的效果
通過(guò)加油站稽核集成管理可以進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)稽核效率。豐富了財(cái)務(wù)稽查方式，是傳統(tǒng)巡站式稽核方式的有力補(bǔ)充?；槿藛T通過(guò)關(guān)注加油站日常資金流、商品的變化情況，對(duì)異常情況在可以在第一時(shí)間進(jìn)行重點(diǎn)稽查。既能及時(shí)堵塞和防止加油站在資金和商品管理中可能發(fā)生的漏洞和問(wèn)題，又能突出財(cái)務(wù)稽查的重點(diǎn)，提高稽查效率。加油站稽核集成管理還可以幫助管理人員進(jìn)一步提高管理水平，進(jìn)一步提高監(jiān)控力度降低管理風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)查詢的相關(guān)數(shù)據(jù)，還能科學(xué)有效地制定銷售計(jì)劃、為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)決策提供有效的數(shù)據(jù)。加油站稽核集成管理相對(duì)減少傳統(tǒng)巡站式現(xiàn)場(chǎng)稽查工作，可以達(dá)到節(jié)約費(fèi)用的目的。
充分利用信息化手段，促進(jìn)稽查工作向縱深方向發(fā)展，逐步將稽查工作的監(jiān)督職能引向?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)上來(lái)。圍繞加油站資金流、商品流兩條主線，利用系統(tǒng)自動(dòng)、適時(shí)的將稽查結(jié)果呈現(xiàn)在稽查人員面前，為財(cái)務(wù)管理提高時(shí)效性、準(zhǔn)確性奠定了基礎(chǔ)，稽查工作也將從事后監(jiān)督、控制發(fā)展到事中、事前控制。
四、優(yōu)化崗位設(shè)置，建立資金商品稽查隊(duì)伍
為實(shí)現(xiàn)真正、全面的集中稽查，強(qiáng)化加油站的管控力度，確保加油站稽查過(guò)程遠(yuǎn)程無(wú)縫監(jiān)控，進(jìn)一步規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)管理，對(duì)所屬各分公司財(cái)務(wù)管理職能和核算工作職責(zé)進(jìn)行充實(shí)、調(diào)整、優(yōu)化，在崗位設(shè)置上趨向精細(xì)化管理要求，設(shè)置專職的稽核稽查隊(duì)伍和核算隊(duì)伍，稽查隊(duì)伍通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)對(duì)加油站進(jìn)行檢查，一是把財(cái)務(wù)稽查工作落到實(shí)處，突出稽查在財(cái)務(wù)管理中的重要作用；二是通過(guò)系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，再組成現(xiàn)場(chǎng)稽查小組，對(duì)加油站進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)稽查。
五、完善考核機(jī)制，增強(qiáng)稽查人員責(zé)任心
為提高稽查人員工作質(zhì)量、增強(qiáng)其工作責(zé)任心，針對(duì)各級(jí)稽查人員的工作開展情況，制定并不斷完善對(duì)各級(jí)稽查人員的考核體系，其中加油站核算員的考核由財(cái)務(wù)稽查人員考核財(cái)務(wù)稽查人員的考核則根據(jù)其崗位職責(zé)進(jìn)行?？己私Y(jié)果按月報(bào)人事部門，次月獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)，以調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，增強(qiáng)責(zé)任心。
