會(huì)計(jì)電算化是指將以計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)運(yùn)用到會(huì)計(jì)中，用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬、對(duì)會(huì)計(jì)信息分析、預(yù)測(cè)和決策的過(guò)程。它能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理，大幅度提高了會(huì)計(jì)人員的工作效率，提高了會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，是會(huì)計(jì)發(fā)展史上一次重大的變革。但是，會(huì)計(jì)電算化在帶來(lái)高效的處理數(shù)據(jù)的能力的同時(shí)，其存在的風(fēng)險(xiǎn)性對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制也提出了新的要求。
一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的影響
會(huì)計(jì)電算化使得會(huì)計(jì)的核算方式、存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)處理程序和方法等都發(fā)生大幅度變化，對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制產(chǎn)生巨大影響。
第一，處理過(guò)程的自動(dòng)化。會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理。這種數(shù)據(jù)處理過(guò)程的自動(dòng)化雖然使得會(huì)計(jì)處理高速、簡(jiǎn)便，但是很難審核處理過(guò)程中的紕漏。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理中，如果最初的財(cái)務(wù)人員發(fā)生數(shù)據(jù)記錄的錯(cuò)誤，以后的財(cái)務(wù)人員能夠根據(jù)其責(zé)任和義務(wù)對(duì)這筆業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和監(jiān)督，加之一些傳統(tǒng)的控制措施，如編制憑證匯總表等，很容易發(fā)現(xiàn)工作中的紕漏，并及時(shí)的彌補(bǔ)。而會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)后，處理過(guò)程只是在程序的控制下對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、處理、匯總，然后形成各種賬簿。計(jì)算機(jī)在處理過(guò)程中，對(duì)于原始數(shù)據(jù)的紕漏不能自動(dòng)自動(dòng)識(shí)別和修改，結(jié)果會(huì)因錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)形成錯(cuò)誤的報(bào)表。因此，會(huì)計(jì)電算化對(duì)初始數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性要求很高，如果初始數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，整個(gè)會(huì)計(jì)處理過(guò)程就會(huì)全面失誤。而這一弱點(diǎn)很容易成為企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的隱患。
第二，存儲(chǔ)方式的變化。會(huì)計(jì)電算化使得數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式由紙質(zhì)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變成電子存儲(chǔ)。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)情況下，各種原始憑證、記賬憑證等都記錄在紙張上，配以完備的簽章制度，這些以紙質(zhì)形式存在的憑證是企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生的重要證據(jù)，而且由于這些紙質(zhì)憑證原件難以修改，一旦修改就會(huì)留下線(xiàn)索和痕跡，所以對(duì)數(shù)據(jù)的保存來(lái)說(shuō)是相對(duì)安全的。而會(huì)計(jì)電算化使得數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮哟鎯?chǔ)，很容易被修改或者刪除，并且不留痕跡，而且在受到外界影響的情況下很容易丟失，這就對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制提出了新的要求。
第三，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的范圍發(fā)生變化。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)主要是針對(duì)于交易處理，企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制也主要是針對(duì)這方面。而會(huì)計(jì)電算化的介入，使會(huì)計(jì)工作增加了新的工作內(nèi)容。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的建立和運(yùn)行十分復(fù)雜，使得財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的范圍也相應(yīng)的變大，如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、權(quán)限等這些傳統(tǒng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制沒(méi)有的也成為新的控制內(nèi)容。
第四，授權(quán)方式的變化。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員必須在企業(yè)制度的授權(quán)范圍內(nèi)辦理各個(gè)環(huán)節(jié)，而且辦理相應(yīng)業(yè)務(wù)還要具備相應(yīng)的審批手續(xù)，并加蓋簽章，這樣就形成了一道把關(guān)嚴(yán)格的審核機(jī)制。而會(huì)計(jì)電算化在辦理各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，則是通過(guò)用戶(hù)名和口令登錄相應(yīng)的工作模塊。而用戶(hù)名和口令可能會(huì)因?yàn)榭刂拼胧┎煌晟票蝗朔欠ǜ`取，從而造成財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制的要求
會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的影響和帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制提出了新的要求。企業(yè)應(yīng)從以下幾方面滿(mǎn)足會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的新要求：
第一，加強(qiáng)組織管理。在會(huì)計(jì)電算化的背景下，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制應(yīng)加強(qiáng)對(duì)組織的管理，實(shí)行崗位責(zé)任制。會(huì)計(jì)電算化使得財(cái)務(wù)部門(mén)的工作崗位出現(xiàn)分化，一部分是基本的會(huì)計(jì)崗位，主要是會(huì)計(jì)主管、出納、核算、稽核等；另一部分是會(huì)計(jì)電算化崗位，主要是系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)收集、審核記賬等，這兩部分崗位可以在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的情況下交叉設(shè)置，各崗位人員既要保持相對(duì)穩(wěn)定又要定期輪換。要制定系統(tǒng)而科學(xué)的會(huì)計(jì)電算化管理制度，包括操作規(guī)程、業(yè)務(wù)處理流程等等。除去基本的會(huì)計(jì)崗位和會(huì)計(jì)電算化崗位之外，還應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)維護(hù)崗位，擔(dān)任系統(tǒng)維護(hù)崗位的人員應(yīng)與操作人員嚴(yán)格分離。
第二，加強(qiáng)權(quán)限控制。會(huì)計(jì)電算化涉及到操作人員權(quán)限大小的問(wèn)題，應(yīng)按照每個(gè)崗位的要求和責(zé)任，授予操作人員相應(yīng)的權(quán)限，操作人員只能在權(quán)限內(nèi)進(jìn)行操作。有權(quán)限接觸電算化系統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員應(yīng)在系統(tǒng)管理員的授權(quán)和分工下，注冊(cè)登記自己用的用戶(hù)名和口令，以明確責(zé)任和提高密碼獨(dú)立性。對(duì)操作人員授權(quán)時(shí)目前普遍采取的控制措施，是防治未授權(quán)人員非法使用的有效途徑。
第三，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理。會(huì)計(jì)電算化的會(huì)計(jì)檔案雖然大部分是電子檔案，但是仍有一些紙質(zhì)憑證。對(duì)于會(huì)計(jì)電子化背景下，加強(qiáng)檔案管理應(yīng)做好以下幾方面的工作：首先，建立完善的檔案管理工作，以保證各類(lèi)會(huì)計(jì)資料的安全。例如，在存檔時(shí)，可以把所有的會(huì)計(jì)檔案必須由檔案管理人員按照業(yè)務(wù)的時(shí)間順序及檔案種類(lèi)分裝成冊(cè)，然后交由會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員以及檔案管理員簽章后才能入檔。對(duì)于電子檔案的保存，要注意將存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)放置到安全的地方，并定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查。其次，要做好檔案?jìng)浞莨ぷ?。由于?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)需要進(jìn)行更新和升級(jí)，加之電子檔案易修改和丟失，所以必須做好備份工作，備份可以是多份，存儲(chǔ)到不同的介質(zhì)中，放置到不同的地方，而且，不僅要對(duì)檔案本身備份，還應(yīng)對(duì)系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件做好備份。最后，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案易受環(huán)境等外界因素的影響而損失或毀壞，所以，計(jì)算機(jī)機(jī)房的環(huán)境、各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)都符合防水、防潮、防火、防盜、恒溫等條件。
第四，選擇優(yōu)良的應(yīng)用軟件和硬件。因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件缺陷造成的隱患也不容忽視。因此，企業(yè)為了保證自身財(cái)產(chǎn)安全，選擇優(yōu)良信得過(guò)的應(yīng)用軟件和硬件是必須的。對(duì)于財(cái)務(wù)軟件的選擇應(yīng)遵循安全、簡(jiǎn)便、口碑好、售后服務(wù)好等原則，以確保程序和數(shù)據(jù)能夠在安全的環(huán)境下運(yùn)行，進(jìn)一步保證財(cái)務(wù)信息的安全。硬件設(shè)備是會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件的依托，也是保證電算化系統(tǒng)穩(wěn)定可靠運(yùn)行的基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的機(jī)房，配備專(zhuān)用的電源。根據(jù)電算化系統(tǒng)的要求配備性能可靠的電腦，重要的系統(tǒng)配備備用機(jī)或者采用雙機(jī)系統(tǒng)。此外，對(duì)于各種接入設(shè)備必須經(jīng)過(guò)病毒檢測(cè)。操作人員應(yīng)專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，絕對(duì)禁止在終端機(jī)上進(jìn)行違規(guī)操作。
第五，加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部的審計(jì)監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督是企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督的有效措施。在會(huì)計(jì)電算化背景下，應(yīng)定期對(duì)各種原始會(huì)計(jì)資料進(jìn)行審計(jì)，審查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)是否存在錯(cuò)誤、是否符合有關(guān)規(guī)定；審核各種費(fèi)用的使用、簽字等是否符合制度要求，各種憑證是否完整等；審查紙質(zhì)檔案與電子檔案是否一致；監(jiān)督各種檔案、數(shù)據(jù)等的保存是否安全、合法，防止發(fā)生非法修改現(xiàn)象；對(duì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止漏洞的產(chǎn)生。
會(huì)計(jì)電算化是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是會(huì)計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。會(huì)計(jì)電算化雖然帶來(lái)高效的處理數(shù)據(jù)的能力，但是由于計(jì)算機(jī)的風(fēng)險(xiǎn)性和缺陷，也為企業(yè)的財(cái)務(wù)帶來(lái)隱患。企業(yè)要重視會(huì)計(jì)電算化帶來(lái)的隱患，不斷加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，才能彌補(bǔ)電算化的缺陷，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算的現(xiàn)代化。
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