中國內部審計2001.11
網絡環(huán)境下內部控制的創(chuàng)新
葛曦
傳統(tǒng)的單機電算化系統(tǒng)在手工系統(tǒng)的基礎上提高了工作效率，但沒能彌補手工系統(tǒng)下內部控制的不足，甚至還帶來了新的問題，而網絡的廣泛應用較好地解決了這一問題，使電算化系統(tǒng)的內部控制更加完善。本文擬就網絡環(huán)境下內部控制的創(chuàng)新作以下幾方面的探討：
一、 網絡化管理對控制環(huán)境的變革
我國目前擁有計算機的企業(yè)已不在少數，但由于缺少總體的網絡構思與設計，各部門所使用的計算機大多各自為政，他們只是借助計算機滿足手工狀態(tài)下企業(yè)內部控制和信息處理的要求，而很少甚至根本沒有顧及現代信息技術自身的特征。這種缺乏信息相互交換的企業(yè)單個部門信息系統(tǒng)，我們稱其為“信息孤島”。由于各部門信息系統(tǒng)之間不能有效交換信息，從而使得企業(yè)任何一個獨立的信息系統(tǒng)都無法提供某一決策所需要的全部信息。這不僅可能降低最終所獲數據的可靠性，導致決策的失誤，而且搜集這些信息的成本也非常昂貴。
網絡化管理為消滅“信息孤島”，實現各部門信息集成奠定了基礎。網絡化管理的任務首先是要構筑覆蓋企業(yè)整個經營活動的信息網，其次要應用適當的軟件系統(tǒng)以保證各部門分散的。異質的信息處理點能相互協(xié)調、有序、同步地進行工作。一般來說，信息集成包括三方面內容：與底層過程控制系統(tǒng)信息集成；與供需鏈即采購、生產、銷售等階段的業(yè)務信息的集成；與專業(yè)信息系統(tǒng)的集成。在實現現代化管理過程中，企業(yè)的生產技術和組織管理也隨之發(fā)生了深刻的變化；（l）生產技術由剛性自動化發(fā)展到柔性自動化、智能化。（2）組織結構由多階梯狀的塔式結構向扁平化、分散化、交叉化方向轉變。（3）打破傳統(tǒng)的部門分割，各部門對自己的業(yè)務全面負責，實行從頭到尾的全過程管理。（4）強調遍布企業(yè)上下的團隊合作和并行工作環(huán)境。
二、網絡環(huán)境下會計系統(tǒng)體系結構的重組
傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)是建立在會計循環(huán)和會計恒等式的基礎上。它的體系結構是嚴格按照“填制憑證一登記賬簿一編制報表”的順序化業(yè)務流程。這種體系結構雖然在內部牽制方面能發(fā)揮一定作用，但是會重復存儲數據、降低會計報告及時性、單一化會計信息的內容（如只提供原始成本中表示的貨幣性信息）。許多組織的單機電算化系統(tǒng)僅僅只是手工系統(tǒng)的翻版，雖然在一定程度上提高了工作效率，但并沒有改變這種體系結構的本質，也沒能消除它的不足之處。
在信息高度集成的環(huán)境下，保持不變的會計系統(tǒng)的相對地位不可避免地會隨之下降。為了滿足投資者對信息的多樣性需求，提高會計信息的相關性和及時性，更好地實現內部控制的要求，迫切需要對現有會計業(yè)務流程進行重組。
重組后的會計部門根據事件驅動原理來構建會計業(yè)務流程。企業(yè)會計部門主要提供經過簡單加工的、具有標準編碼的源數據信息，類似于現有會計業(yè)務流程的統(tǒng)一會計科目的編碼，并將它們集中在Internet網上的一個存儲源數據信息的數據庫中。與此同時，設立一個加工模型庫，存儲滿足不同信息需求的多種模型，這些模型的作用類似建筑師的建筑物模型，能夠幫助客戶確定需求，其實質是計算機應用程序，能夠從源數據信息庫中讀取信息，進行信息輸出。當決策者需要某種信息時，根據不同事件驅動相應處理程序就可以得到相關的信息。在Internet網上的源數據信息庫基礎上，再應用大眾傳播理論，還可以實現會計信息使用者提取信息與企業(yè)處理信息同步。此外，網絡組織結構和實體——關系組織結構，為經濟事項多維屬性之間的有序組織和聯(lián)系提供了技術上的支持，使企業(yè)業(yè)務新流程能夠具有多種計量屬性，極大提高了會計信息相關性。
三、網絡技術的發(fā)展對控制程序的完善
l、交易授權通過計算機程序自動完成。交易授權的目標就是確保信息系統(tǒng)處理的所有重大交易都是真實有效的，而且符合管理當局的目標。在工業(yè)社會的企業(yè)組織管理架構下，交易授權通?？煞譃槿悾阂皇墙柚诮涋k人員來實現；二是通過程序（不是計算機程序）控制來實現，如利用最低存貨水平對購貨的控制；三是通過對非正常交易的個案控制來實現。由于網絡環(huán)境對信息處理的高度集成性，幾乎所有交易授權都可包容到不同的計算機軟件模塊中，從而減少人工的介入。例如采購系統(tǒng)模塊可以確定應當在什么時間、向哪個供應商定貨，以及定多少等，這些交易授權都可以在完全沒有人工介入的情形下通過計算機程序自動完成。
2．監(jiān)控與操作的分離實現了系統(tǒng)內部的有效牽制。由于計算機的自動高效使工作人員減少，各種手續(xù)都被合并到一起由計算機統(tǒng)一執(zhí)行，從而不能像手工方式那樣相互牽制，成為內控隱患。但是從另一個角度看，手工系統(tǒng)下的“多方牽制”也不是一個成熟的牽制方法，只是通過多人的重復勞動實現“牽制”。因此，必須找到充分利用網絡實時高效的特點的方法。一個比較有效的辦法是在電算化系統(tǒng)內分出操作與監(jiān)控兩個崗位，對每一筆業(yè)務同時進行多方備份，當會計人員進行賬務處理時，其操作和數據也被同步記錄在監(jiān)控人員的機器上，則監(jiān)控人員進行即時或定期審查，一旦出現數據不一致便進行深入調查。這樣明確了崗位的劃分，實現了有效牽制。＊
