
一、引言
隨著信息化及ICT技術(shù)的發(fā)展,電信企業(yè)的用戶規(guī)模不斷發(fā)展,電信企業(yè)的新業(yè)務(wù)層出不窮,電信企業(yè)會計業(yè)務(wù)的核算量越來越大,核算內(nèi)容越來越復(fù)雜,這給電信企業(yè)的會計核算帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。電信企業(yè)在這種情況下,如何實現(xiàn)財務(wù)會計目標――向財務(wù)報告使用者提供決策有用的信息呢?如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的會計處理流程,單純從會計憑證入手,只反映企業(yè)資金流的運動情況,而忽略物流、信息流的流動,顯然無法實現(xiàn)此會計目標。同時,電信企業(yè)自身的業(yè)務(wù)系統(tǒng)就是一個龐大的信息庫,如何利用好這個信息庫,為決策者提供更全面、有用的信息,也是當前對電信企業(yè)會計核算的迫切要求。
電信企業(yè)的ERP無疑為這一問題的解決提供了一個有效的途徑。ERP(Enterprise Resources Planning)即企業(yè)資源計劃,是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它利用現(xiàn)代IT技術(shù)和手段,通過理順管理流程、整合信息共享,最終達到對企業(yè)資源的有效管理與控制。它的應(yīng)用過程,不僅是一套系統(tǒng)或工具的應(yīng)用,更是一個系統(tǒng)與相關(guān)的組織、流程制度以及企業(yè)文化的融合過程。
二、會計電算化業(yè)務(wù)流程與電信ERP下會計流程的差異
根據(jù)電信業(yè)務(wù)特點,電信ERP應(yīng)包括工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)運維、市場營收、日常運營、人力資源、財務(wù)管理六大功能。其中財務(wù)管理是核心模塊和職能。電信企業(yè)實施ERP的目標就是做到四化,即業(yè)務(wù)處理信息化、會計核算自動化、財務(wù)管控系統(tǒng)化、管理決策科學(xué)化。
電信企業(yè)無論是在ERP下,還是之前的會計電算化下,其會計流程都是由會計信息的采集、會計信息的處理、會計信息的輸出構(gòu)成,這三個流程體現(xiàn)了整個會計核算過程。但ERP下與會計電算化下這三個流程具體內(nèi)涵是不同的。
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在會計電算化下,會計信息的采集,還是基于業(yè)務(wù)發(fā)生后,由相關(guān)業(yè)務(wù)部門將業(yè)務(wù)原始憑證手工傳遞給會計人員,會計人員審核后將各項業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換為財務(wù)核算分錄,并手工輸入系統(tǒng)。在這一過程中,有會計人員的人為加工過程,從而無法從根本上保證數(shù)據(jù)真實性。
在電信ERP系統(tǒng)下,可以通過局域網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)直接采集有關(guān)的數(shù)據(jù)。當電信企業(yè)業(yè)務(wù)事項發(fā)生時,其業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)便由各業(yè)務(wù)部門的管理信息子系統(tǒng)加以收集,這些業(yè)務(wù)信息事先定義了與會計核算的映射關(guān)系,通過映射關(guān)系自動產(chǎn)生會計事件和會計憑證,通過企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)傳遞到ERP系統(tǒng)后臺業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫中保存。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的系統(tǒng)采集后,沒有了會計人員的人為錄入,減少了錯誤及舞弊的發(fā)生,從根本上保證了會計信息的真實性。同時大大減輕了會計人員的勞動強度,也使會計數(shù)據(jù)收集在范圍、數(shù)量和效率上都有了很大提高,提高了會計信息的及時性與可靠性。
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在會計電算化下,會計信息的處理,是通過會計人員人工在系統(tǒng)中錄入會計憑證,并通過系統(tǒng)事先定義好的勾稽關(guān)系,通過人工觸發(fā)完成過賬、對賬、結(jié)賬、報表生成,整個處理過程完全通過人工觸發(fā)完成一輪會計核算循環(huán)。
在電信ERP系統(tǒng)下,企業(yè)執(zhí)行業(yè)務(wù)處理的同時,實時觸發(fā)多個事件驅(qū)動程序,根據(jù)已經(jīng)事先定義好的業(yè)務(wù)信息與會計核算的映射關(guān)系,通過執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則,實時生成集成信息,在總賬模塊自動生成會計憑證,使物流、資金流、信息流同步生成。期末,ERP系統(tǒng)將進銷存模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、工資核算模塊中與成本核算相關(guān)的數(shù)據(jù)通過總賬模塊自動轉(zhuǎn)入成本核算模塊,進行瞬時的成本核算后將結(jié)果轉(zhuǎn)回總賬模塊,最終由總賬模塊自動生成會計報表,并完成一輪會計核算循環(huán),完全實現(xiàn)了電信企業(yè)會計業(yè)務(wù)流程中會計核算和業(yè)務(wù)處理的同步化和一體化。
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在會計電算化下,會計信息的采集與處理,主要基于資金流,所以會計信息的輸出,主要還是基于會計報表的輸出,信息單一、固定,不能適應(yīng)各方?jīng)Q策的需求。
在電信ERP系統(tǒng)下,由于業(yè)務(wù)事件一經(jīng)發(fā)生,其業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)信息被采集到ERP數(shù)據(jù)倉庫后,對原數(shù)據(jù)信息并不進行進一步的加工和處理,會計部門需要對數(shù)據(jù)進行加工時,直接從后臺業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫中調(diào)用數(shù)據(jù)進行加工。當決策者需要某項專用信息時,只要驅(qū)動相關(guān)專用信息代碼進行處理即可。在“事件驅(qū)動”方式下,可以把信息使用者需要的信息按使用動機不同劃分為若干事件,為某一事件設(shè)計相應(yīng)的“過程程序”模型,當決策者需要某種信息時,根據(jù)不同事件驅(qū)動相應(yīng)過程處理程序,對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息進行加工處理,生成用戶需要的信息,并將處理結(jié)果實時反饋給信息使用者,從而提高了會計信息的適用性,保障了會計目標的實現(xiàn)。
三、電信ERP下的會計流程的重組
針對會計電算化下與ERP下會計流程的不同,電信企業(yè)要實現(xiàn)ERP下會計流程,就必須對原電算化下的會計流程進行重組,以適應(yīng)新系統(tǒng)的要求。ERP下會計業(yè)務(wù)流程重組的實施要按以下步驟進行:觀念重組、流程重組、組織重組。
(一)觀念重組
業(yè)務(wù)流程重組就是從根本上對原來的業(yè)務(wù)流程做徹底的重新設(shè)計。要實現(xiàn)從根本上徹底的重新設(shè)計,首先要從觀念進行重組。會計人員要對會計工作的職能進行重新認識,會計工作的主要職能要從核算職能向監(jiān)督職能轉(zhuǎn)變,并進一步發(fā)展預(yù)測經(jīng)濟前景、參與經(jīng)濟決策、評價經(jīng)營業(yè)績等職能,只有對會計職能的重新認識才能讓會計工作者拋棄傳統(tǒng)的不合時宜的觀念,重新樹立適合ERP環(huán)境下的新會計觀念。要樹立價值創(chuàng)造的觀念,會計工作不僅僅是被動地執(zhí)行工作,而是應(yīng)主動地與其他業(yè)務(wù)活動相配合,形成良好的協(xié)調(diào)、互動機制,為實現(xiàn)企業(yè)價值最大化的目標出謀劃策;要樹立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)觀念,重組后的電信企業(yè)會計信息系統(tǒng)應(yīng)極大地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),充分發(fā)揮電信企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息優(yōu)勢,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的不同系統(tǒng)間信息交流的雙向性。
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流程重組是實施會計流程重組的核心過程,要求對企業(yè)現(xiàn)有的會計業(yè)務(wù)流程進行調(diào)研分析,針對ERP下收集到的采集于各業(yè)務(wù)部門的信息內(nèi)容、關(guān)聯(lián)關(guān)系、信息流的方向等特點,考慮舍棄重疊的、不合理的流程,充分利用ERP數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息的共享,消除多頭采集信息帶來的信息冗余、不一致性等問題,設(shè)計出一套適合新系統(tǒng)的新流程。包括對流程的合并和分解、串行結(jié)構(gòu)改為并行結(jié)構(gòu),最后將重新設(shè)計以后的流程真正地應(yīng)用在企業(yè)運作之中。充分發(fā)揮電信業(yè)務(wù)系統(tǒng)海量信息的特點,將之充分應(yīng)用于ERP系統(tǒng)中,通過信息的自動采集、處理,將會計人員從數(shù)據(jù)的采集、日常核算處理中解脫出來,使其將更多的精力投入到對數(shù)據(jù)的深度分析、挖掘中,通過對業(yè)務(wù)及財務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析為企業(yè)的經(jīng)營決策提供有力的支持。業(yè)務(wù)流程重組不可能一次到位,需要在運行過程中不斷評估、調(diào)整并完善。
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在完成觀念重組、流程重組后,還要建立一套與之相配套的會計組織機構(gòu)。組織重組是為了保證會計業(yè)務(wù)流程重組實施的有效性和永久性,把目前的直線職能型的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變成面向流程的項目型結(jié)構(gòu)和基于客戶/服務(wù)器(C/S)的扁平化組織結(jié)構(gòu),從結(jié)構(gòu)層次上提高企業(yè)管理的效率和柔性。電信企業(yè)在ERP環(huán)境下,重組后會計業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)采集工作已由各業(yè)務(wù)部門完成,因此業(yè)務(wù)部門要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)處理部門,負責(zé)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、審核記賬和存檔等工作。會計部門在流程重組后需設(shè)立系統(tǒng)運維組和財務(wù)組。系統(tǒng)運維組主要負責(zé)ERP系統(tǒng)財務(wù)模塊的維護及數(shù)據(jù)庫管理;財務(wù)組分為核算小組和統(tǒng)計分析小組,核算小組主要負責(zé)使用、監(jiān)督,統(tǒng)計分析小組主要職責(zé)是利用各種信息,為決策提供信息分析等。當然組織重組也要隨著對會計業(yè)務(wù)流程的調(diào)整而調(diào)整。這是一個循環(huán)往復(fù)的長期工作,在流程重組與組織重組的不斷往復(fù)達到相互匹配的最佳,并實現(xiàn)責(zé)權(quán)清晰。
四、電信企業(yè)在ERP下實施會計流程重組的案例及實施效果
以下以聯(lián)通云南分公司ERP實施前后費用報銷流程說明ERP下會計流程重組及實施效果。圖1為ERP實施前費用報銷會計流程,圖2為ERP下重組后的費用報銷會計流程。
ERP實施前的費用報銷會計流程:員工手工填寫費用報銷單→業(yè)務(wù)部門報賬員審核→部門經(jīng)理審核→歸口管理部門經(jīng)理審核→部門報賬員定期將審核通過的費用報銷單集中送交財務(wù)部門→財務(wù)部門初核→財務(wù)經(jīng)理審核→公司領(lǐng)導(dǎo)審核→財務(wù)部門制單員根據(jù)費用報銷單在用友系統(tǒng)中填寫相關(guān)憑證→審核人員審核憑證→出納轉(zhuǎn)賬給部門報賬員→部門報賬員轉(zhuǎn)賬給報賬員工,同時部門報賬員要登記部門臺賬并定期與財務(wù)賬進行核對。
ERP下重組后的費用報銷會計流程:員工在OA系統(tǒng)中錄入費用報銷單→部門經(jīng)理審核→歸口管理部門經(jīng)理審核→財務(wù)初核→財務(wù)經(jīng)理審核→公司領(lǐng)導(dǎo)審核→財務(wù)審核→出納轉(zhuǎn)賬給報賬員工,財務(wù)審核前的工作在OA系統(tǒng)中完成,財務(wù)審核即完成由OA系統(tǒng)中向ERP系統(tǒng)中傳送會計憑證數(shù)據(jù),通過兩套系統(tǒng)間事先定義的業(yè)務(wù)、費用與會計憑證映射關(guān)系自動生成會計憑證,這樣既分離了財務(wù)核心數(shù)據(jù)與大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),又實現(xiàn)了會計信息的自動采集與處理。
通過上述業(yè)務(wù)流程的重組,費用報銷可實現(xiàn)由原來的部門報賬員定期收集統(tǒng)一報賬到現(xiàn)在的實時分散報賬,報賬周期由過去的一周提升至現(xiàn)在的兩小時,極大地提高了報賬效率。同時業(yè)務(wù)部門報賬不用手工登記臺賬,系統(tǒng)可自動生成業(yè)務(wù)部門報銷臺賬,省去了業(yè)務(wù)部門費用報銷臺賬與財務(wù)賬的人工核對工作,系統(tǒng)自動完成了核對工作,因為是一套數(shù)據(jù),保證了數(shù)據(jù)的一致性。
聯(lián)通云南分公司實施ERP一年多來,通過會計流程重組,不僅提高了會計核算的準確性與效率,有效地保證了資金的安全性,同時通過會計組織重組,將很多財務(wù)人員從原有的核算、對賬等事務(wù)性工作中解放出來,更多地參與到企業(yè)的經(jīng)營決策、市場營銷策略分析、顧客服務(wù)中,取得了良好的經(jīng)濟效益與社會效益。
五、結(jié)束語
通過以上案例,我們不難看出,ERP實施的關(guān)鍵是要根據(jù)信息的特點和技術(shù)支撐的可能性,進行相關(guān)業(yè)務(wù)流程重組,以事物發(fā)生的自然過程來尋找解決問題的途徑,從根本上建立起適應(yīng)信息技術(shù)的業(yè)務(wù)流程,而不是停留在對手工工作的“模擬”。要將企業(yè)流程由職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程管理,取消不增值的管理環(huán)節(jié);以事前管理代替事后監(jiān)督,減少不必要的審核、檢查和控制活動;取消不必要的信息處理環(huán)節(jié),消除冗余信息集;以計算機協(xié)同處理為基礎(chǔ)的并行過程取代串行和反饋控制管理過程;用信息技術(shù)實現(xiàn)過程自動化,盡可能拋棄手工管理過程。只有這樣,才能真正實現(xiàn)整個系統(tǒng)的全局最優(yōu),達到事半功倍的效果。所以說電信企業(yè)ERP實施成功與否,首先是看業(yè)務(wù)流程重組的成功與否,尤其是ERP核心模塊――財務(wù)會計業(yè)務(wù)流程重組成功與否,而不是ERP技術(shù)本身。只有建立起適應(yīng)新的信息技術(shù)特點的會計業(yè)務(wù)流程,才能保證ERP的成功實施?!?