對于任何企業(yè)而言,原則上保持一定的庫存是非常必要的。合理庫存可以使得企業(yè)整體運作變得更為有效,生產(chǎn)率更高。但若庫存控制管理不當,將會給企業(yè)帶來缺貨率高、庫存周轉(zhuǎn)不靈、無效庫存多,造成資金積壓,增加企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本。庫存控制管理可以說是企業(yè)物流管理的核心與靈魂,庫存控制水平代表了一個企業(yè)總體的管理水平。高效的庫存控制管理是企業(yè)經(jīng)營革新、降低成本的重要一步。
近幾年以來,持續(xù)高漲的原油價格對中國石化各企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本帶來了巨大的壓力,成本控制已成為石化企業(yè)首要考慮的問題。如何有效控制庫存,降低物資供應成本,已成為物資供應部門必須思索的課題。
一、庫存控制管理普遍存在的問題
中國石化的大部分企業(yè)在庫存控制方面存在以下問題。
1.庫存儲備規(guī)模大,儲備資金周轉(zhuǎn)緩慢。其結(jié)果造成企業(yè)物流運營成本高,資金占用比例大。
2.庫存結(jié)構(gòu)不合理。在目前中國石化100多億元的儲備額中,屬于三年以上無動態(tài)的物資占了相當大的比重。
3.供需脫節(jié)。石化大部分企業(yè)的物資需求計劃是由使用單位(生產(chǎn)車間)提出,機動部門審批,然后由機動部門將需求計劃提供給物資供應部門進行采購。物資供應部門不了解檢修計劃,使用單位不了解物資采購的情況,供應與需求在一定程度上造成脫節(jié)。
4.物資需求牛鞭效應。使用單位提報需求計劃時,在考慮檢修需要的同時,也增加了儲備需要的考慮,因此需求計劃在提報時已經(jīng)放大了需求量,而物資供應部門根據(jù)使用單位所提報的需求計劃進行采購時,也要考慮儲備的需要,適當放大采購量,因此就造成需求的再放大,導致庫存量持續(xù)增加。
5.使用單位滿意度低。由于庫存控制主觀性比較大,因而在庫存控制上往往是不該儲備的多備了,一些應該儲備的反而沒儲備,造成臨時采購居多,生產(chǎn)與檢修不能得到及時滿足,甚至影響了生產(chǎn)。
二、原因分析
1.需求計劃提報的非科學化。特別是設備備件的需求計劃預測不準確。設備備件要求較高的服務水平,一旦不能及時供應將會影響生產(chǎn)。備件的種類和不同規(guī)格型號數(shù)量巨大,管理困難。目前,中國石化的大部分企業(yè)還沒有建立一套科學而有效的備件需求預測分析體系。幾乎所有的備件需求都是靠機動部門和物資供應部門的人員根據(jù)工作經(jīng)驗來確定,主觀因素占了相當大的比重。
2.庫存決策方法的簡單化。庫存控制管理就是要解決在保證服務水平的前提下,在什么時間內(nèi),庫存量多少,使得保持庫存和補充采購的總成本最少。庫存的控制水平體現(xiàn)了物資供應管理的水平,更是物資供應成本控制的關鍵所在。但是,一些企業(yè)物資供應部門的關注點更集中在物資采購的談判價格上。對于需求計劃是否準確,應該有怎樣的合理庫存,何時采購是最佳時間,則很少考慮。雖然在物資管理績效考核上,有出庫率等指標,但由于其他科學的配套指標不完善,其結(jié)果是物資采購人員為了逃避責任,一味地以使用單位需求計劃為采購依據(jù),以便出現(xiàn)庫存積壓時好給自己一個解脫的理由。這種簡單化的庫存控制方式,其結(jié)果是我們雖然在物資采購的談判價格上做了很多努力,也節(jié)約了一些采購成本;但另一方面,由于不合理庫存的增加,卻造成庫存成本大幅增加。 3.信息溝通不暢。物資供應鏈中的各部門之間信息不暢通,造成供需脫節(jié),導致庫存控制管理的盲目性。一些企業(yè)的物資供應采購管理的主要依據(jù)是生產(chǎn)單位的需求計劃。物資需求計劃和檢修計劃由生產(chǎn)單位提出后,經(jīng)機動部門審批,然后再轉(zhuǎn)給物資供應部門進行采購,最后由檢修部門實施檢、維修。物資供應部門對關鍵物資情況掌握不全面,不清楚哪些是關鍵部件;機動部門對哪些物資需要專門儲備以及對設備備件的使用情況不夠了解,而生產(chǎn)部門和檢修部門不了解庫存的儲備情況。結(jié)果是物資供應部門不了解計劃編制的依據(jù)和目的,采購具有盲目性;生產(chǎn)單位不了解庫存情況及進貨周期,計劃編制具有一定的盲目性;機動部門不了解備件及供應物資的需求規(guī)律和供應狀態(tài),計劃的審批具有盲目性。
4.約束機制不當。過高的物資庫存,給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來很大的影響,制約了企業(yè)的市場競爭力。一些企業(yè)的決策者為降低庫存制定了一系列的考核辦法,但沒有相關的配套措施,導致相關部門為減少考核給本部門帶來的影響而采取一些本位主義的做法。結(jié)果是使用單位為滿足自己的需求而多報計劃,機動部門為規(guī)避責任而沒有事實審批計劃,物資供應部門為避免承擔增加庫存的責任而簡單跟隨生產(chǎn)單位的需求計劃。結(jié)果是看似都在負責,但最終又都沒有負責,造成了庫存積壓,責任最終以犧牲企業(yè)的效益為代價而被遮掩。
5.部門職能界定不清。備件庫存管理的職能屬于物資供應部門,但由于歷史的原因,在生產(chǎn)單位和檢修部門均有歷史庫存。造成了雖然有需求計劃,但在實際檢修時,因有自己的庫存而未到物資供應部門領取,從而造成庫存積壓。生產(chǎn)單位和物資供應部門在庫存的理解上存在矛盾,生產(chǎn)單位希望備件庫存越多越全越好,而物資供應部門則希望減少庫存,庫存越少越好。
三、庫存控制管理的對策
1.建立庫存控制管理的決策支持系統(tǒng)。20世紀20年代晚期,科學庫存決策(Scientific inventory decision-making)成了進行庫存管理的主要手段,即以數(shù)學模型來尋找最佳的庫存水平。“二戰(zhàn)”以后,由于運籌學、數(shù)理統(tǒng)計等理論與方法的廣泛運用,特別是20世紀50年代以來,人們開始應用系統(tǒng)工程理論來研究和解決庫存問題,從而逐步形成系統(tǒng)的庫存決策理論。近幾年來,由于電子計算機的廣泛使用,又進一步提高了庫存決策的工作效率,促使庫存決策理論成為一門比較成熟的學科。因此如何利用先進的信息化技術(shù)結(jié)合科學的庫存決策理論,建立庫存控制管理的決策支持系統(tǒng),是物資供應系統(tǒng)應積極思索和大膽嘗試的。通過庫存控制管理系統(tǒng)的建立,可以提高庫存控制管理的客觀性和科學性。
2.提高物資供應需求計劃的準確性。生產(chǎn)單位在了解設備運行情況的基礎上確認備件現(xiàn)場使用和庫存情況,盡可能地提高所報需求計劃的準確性。物資供應部門在了解需求特點的基礎上,確定供貨周期和庫存情況,根據(jù)需求時間進行采購。這在一定程度上能夠解決物資供應的牛鞭效應問題。
3.建立有效的管理機制。企業(yè)領導組織生產(chǎn)部門、機動部門和物資供應部門的相關人員進行研究,建立一套行之有效的約束管理機制。對于出現(xiàn)的多報不領、缺貨、庫存積壓等問題要追究主要部門的責任,相關部門也要承擔一定的責任。這樣就可以避免生產(chǎn)單位多報計劃,物資供應部門照單采購,采購來的物資全部領用,以及物資供應部門的大庫與使用單位的小庫并存等問題。
4.供需單位加強信息溝通。物資供應部門應多了解生產(chǎn)情況,生產(chǎn)部門對物資供應情況詳細的了解(庫存情況、進貨周期等)。同時,物資供應部門應增加庫存透明度,充分發(fā)揮企業(yè)ERP系統(tǒng)信息共享功能,讓生產(chǎn)單位、檢修部門及時掌握庫存情況,盡量提高庫存周轉(zhuǎn)率。
5.建立關鍵設備的物資臺賬。建議由機動部門、生產(chǎn)部門和物資供應部門聯(lián)合建立關鍵設備的物資臺賬。確定哪些設備是關鍵設備,哪些備件必須,應儲備多少等。
6.及時消化不良庫存。物資供應部門的報廢庫存需要及時進行調(diào)整,對于多年不動的物資、超過使用年限的物資,現(xiàn)場不可替換的物資需要進行及時處理。對于積壓物資的處理應形成制度化和常態(tài)化,及時消化企業(yè)的不良資產(chǎn),為企業(yè)減負。
7.合理選擇供應商,與供應商建立合作伙伴關系。由于減少庫存要求供應商在需要的時間提供高質(zhì)量的原材料及備件。因此,要做到合理庫存,供應商的距離遠近及運輸方式的選擇是關鍵因素。同時注重與供應商建立長期的合作伙伴關系,共享信息,共同解決問題,保證及時供貨。
隨著科學技術(shù)的不斷進步,一些現(xiàn)代化的庫存管理手段會發(fā)揮更加有效的作用,如ERP、網(wǎng)上辦公、信息化盤點等,都將為我們加強庫存控制管理提供更先進、更便捷的手段。既要保供,又要降低庫存,減少庫存成本,達到真正的合理庫存,還需要我們?nèi)ミM一步的探索。
