近年來(lái),隨著ERP產(chǎn)品的不斷發(fā)展與成熟以及中國(guó)企業(yè)的管理能力和信息技術(shù)應(yīng)用水平不斷提高,ERP系統(tǒng)逐漸被越來(lái)越多的企業(yè)所采納,但是并未取得預(yù)期效果。究其原因,ERP系統(tǒng)的優(yōu)越性的充分發(fā)揮不僅取決于系統(tǒng)本身的合理性及科學(xué)性,還取決于系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境,特別是業(yè)務(wù)信息流程能否合乎現(xiàn)代化管理及信息網(wǎng)絡(luò)化的要求。
一、傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是建立在勞動(dòng)分工理論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程,入口的主要內(nèi)容就是會(huì)計(jì)憑證,即當(dāng)一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)生時(shí),會(huì)計(jì)人員根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)(采購(gòu)發(fā)票、銷售發(fā)票、入庫(kù)單等)編制記賬憑證,使用會(huì)計(jì)科目和復(fù)式記賬法這兩個(gè)強(qiáng)大的會(huì)計(jì)工具把會(huì)計(jì)主體的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入和費(fèi)用等的財(cái)務(wù)度量結(jié)果分類匯總,然后進(jìn)行賬簿登記和報(bào)表編制,最后使用標(biāo)準(zhǔn)格式和項(xiàng)目?jī)?nèi)容的會(huì)計(jì)報(bào)表將匯總的數(shù)據(jù)定期提交給信息使用者。
二、ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程
ERP系統(tǒng)最大特點(diǎn)是財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的集成,實(shí)行財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化管理。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)順序化的流程相比,ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程表現(xiàn)為集成性和實(shí)時(shí)性。ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程分為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理、會(huì)計(jì)信息的輸出三部分,如圖1所示:
三、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的必要性分析
(一)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的缺陷要求
1.業(yè)務(wù)信息被簡(jiǎn)化
經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的信息,包含了大量業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)數(shù)據(jù),而在現(xiàn)行的電算化會(huì)計(jì)流程中,是以記賬憑證為起點(diǎn)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的處理和收集。這種信息處理方式存在兩個(gè)缺陷,一是處理速度緩慢,信息不直接來(lái)源于業(yè)務(wù)人員;二是會(huì)計(jì)人員遠(yuǎn)離業(yè)務(wù),只能根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行職業(yè)判斷,丟掉了大量的有用信息,而這些信息對(duì)于企業(yè)其他人員來(lái)說(shuō)可能是非常重要的。
2.現(xiàn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控的需要
信息的實(shí)時(shí)性決定了它的有用性和控制力度,能夠幫助管理者有效和實(shí)時(shí)控制非法事件的發(fā)生。會(huì)計(jì)信息的滯后性不能使管理者從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中得到所需的信息?，F(xiàn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供滯后的信息不僅影響了信息的質(zhì)量,降低了它的相關(guān)性,而且正在逐步失去其應(yīng)有的價(jià)值。
3.信息使用者的多樣化、個(gè)性化信息需求無(wú)法滿足
現(xiàn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程所編制的財(cái)務(wù)報(bào)告是標(biāo)準(zhǔn)化的、通用化的,以滿足外部使用者的共同需求。但是財(cái)務(wù)信息使用者眾多,其信息需求的差異很大,不同的人員一般只關(guān)心某些特定的信息,而對(duì)另外的信息可能不感興趣。但是目前的會(huì)計(jì)處理流程不是將源數(shù)據(jù),而是把處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行呈報(bào),中間有大量的對(duì)于某些人員非常有用的信息被處理掉了,從而無(wú)法滿足使用者的需要。
(二)ERP實(shí)施的要求
1.ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)背景要求進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組
眾所周知,ERP最早是從西方發(fā)達(dá)國(guó)家傳入我國(guó)的,它們是典型的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行模式,因此,ERP軟件正是適應(yīng)這一市場(chǎng)狀況和管理要求而設(shè)計(jì)的先進(jìn)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。而我國(guó)目前許多企業(yè)的管理方法和管理手段都很落后,與西方發(fā)達(dá)國(guó)家的差異很大。這樣的一種企業(yè)管理現(xiàn)狀就必然要求企業(yè)在應(yīng)用ERP之前,首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的重組,按照先進(jìn)的ERP軟件的管理要求對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的改造工作,對(duì)原有的機(jī)構(gòu)、人員和崗位設(shè)置進(jìn)行必要的重新安排。
2.ERP系統(tǒng)的信息集成性要求進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組
ERP系統(tǒng)最大的特點(diǎn)就是信息集成性,財(cái)務(wù)模塊與其他模塊有著密切的聯(lián)系,如分銷、制造模塊的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過(guò)信息集成,可直接傳入財(cái)務(wù)模塊,從而消滅信息孤島。在ERP環(huán)境下,很多原來(lái)由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行的工作,實(shí)施信息集成后可以由其他部門(mén)的員工來(lái)完成,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可以由各部門(mén)分別收集。這樣一來(lái),會(huì)計(jì)的工作內(nèi)容發(fā)生了重大變化,會(huì)計(jì)的工作流程也必然會(huì)發(fā)生重大變化,因此,對(duì)應(yīng)于企業(yè)信息集成的需要,需要重組會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程。
3.ERP軟件的應(yīng)用目的要求進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組
從根本上來(lái)講,企業(yè)應(yīng)用ERP的目的在于改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。這樣的一個(gè)最終目的必然要求企業(yè)能夠借助于ERP在企業(yè)中的實(shí)施應(yīng)用,不斷地優(yōu)化它的業(yè)務(wù)流程,使整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)更加符合科學(xué)管理的要求。
4.ERP、 BPR的實(shí)施要求進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組
ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是根據(jù)物流、資金流設(shè)計(jì)的,取代了傳統(tǒng)的信息采集、匯總、統(tǒng)計(jì)與傳遞等管理統(tǒng)計(jì)工作,變“結(jié)果管理”為“過(guò)程管理”。如果依照原有業(yè)務(wù)流程實(shí)施ERP項(xiàng)目,ERP僅僅被用于處理一些簡(jiǎn)單的車(chē)間報(bào)表,這些報(bào)表信息仍舊由班組一級(jí)級(jí)向上傳遞,ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)物流、資金流的高效性在舊的管理模式下得不到充分的體現(xiàn)。
四、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組
會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)施要進(jìn)行以下三個(gè)步驟:觀念重組、流程重組、組織重組。流程重組要求對(duì)企業(yè)的現(xiàn)有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研分析,舍棄重疊的、不合理的流程,設(shè)計(jì)適合企業(yè)的新流程。
(一)會(huì)計(jì)觀念的重組
在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中,我們必須以向會(huì)計(jì)信息使用者提供決策有用的財(cái)務(wù)信息為目標(biāo),樹(shù)立新的會(huì)計(jì)觀念:
1.樹(shù)立面向顧客滿意的觀念
財(cái)務(wù)人員應(yīng)處理好與不同類型顧客的關(guān)系,加強(qiáng)雙方的交流與溝通,以實(shí)現(xiàn)雙贏,甚至是多贏。
2.樹(shù)立價(jià)值創(chuàng)造的觀念
要求財(cái)務(wù)人員不僅僅被動(dòng)地去執(zhí)行工作,而是主動(dòng)地與其他人員密切配合,形成良好的協(xié)調(diào)互動(dòng)機(jī)制,為實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值增值的目標(biāo)出謀劃策。
3.樹(shù)立積極的風(fēng)險(xiǎn)觀念
新經(jīng)濟(jì)時(shí)代是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)代,風(fēng)險(xiǎn)伴隨一切活動(dòng),忽視或逃避都不是解決的根本辦法。應(yīng)建立全新的風(fēng)險(xiǎn)觀念,通過(guò)積極行動(dòng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理,有效地預(yù)測(cè)和控制風(fēng)險(xiǎn)。
4.樹(shù)立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)觀念
網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下的信息交流是多樣化雙向交流,財(cái)務(wù)流程必須按此要求進(jìn)行改造和重構(gòu)。
5.樹(shù)立道德觀念
利用信息技術(shù)流程重組后的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)具有開(kāi)放性,比較易獲得企業(yè)商業(yè)秘密,因此更應(yīng)該加強(qiáng)會(huì)計(jì)職業(yè)道德觀念。
(二)會(huì)計(jì)信息處理流程的重組
1.會(huì)計(jì)信息處理流程重組的目標(biāo)
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息流程無(wú)法滿足信息使用者建立有效決策模型的需要,阻礙了ERP系統(tǒng)的信息集成和傳遞。重組后的會(huì)計(jì)信息處理流程應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集的會(huì)計(jì)信息采集方式、事件驅(qū)動(dòng)的會(huì)計(jì)信息處理方式以及實(shí)時(shí)報(bào)告的會(huì)計(jì)信息輸出方式。真正做到數(shù)出一源、數(shù)據(jù)共享、事件驅(qū)動(dòng)、實(shí)時(shí)報(bào)告,滿足各類信息使用者不同的需求。
(1)會(huì)計(jì)信息的采集方式——自動(dòng)收集
采集原始數(shù)據(jù)是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn),傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程下財(cái)務(wù)模塊沒(méi)有與其他管理子系統(tǒng)集成起來(lái),是一個(gè)孤立的系統(tǒng),因此,財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)重復(fù)錄入原始數(shù)據(jù)。由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是會(huì)計(jì)人員通過(guò)手工篩選采集再錄入到財(cái)務(wù)模塊中,只能反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的小部分信息,與管理相關(guān)的信息并未采集,而且會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集,實(shí)時(shí)性差,通常只能為信息使用者提供事后進(jìn)行監(jiān)控的信息。
重組之后ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集,根據(jù)業(yè)務(wù)流程重組的思想和ERP系統(tǒng)的集成管理方式,運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的收集。當(dāng)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時(shí),業(yè)務(wù)部門(mén)將原始數(shù)據(jù)按一定編碼錄入,并存儲(chǔ)于全局共享數(shù)據(jù)庫(kù)中。會(huì)計(jì)部門(mén)需要數(shù)據(jù)時(shí)直接從全局?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)用數(shù)據(jù)進(jìn)行加工。會(huì)計(jì)部門(mén)可以直接從ERP系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù),按照會(huì)計(jì)事項(xiàng)的定義來(lái)確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)生情況,這將大大提高會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性。
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