摘要:文章針對(duì)目前影響高校財(cái)務(wù)檔案利用率不高的因素進(jìn)行分析。并提出幾點(diǎn)建議。
關(guān)鍵詞:提高 高校財(cái)務(wù)檔案 利用 建議
中圖分類號(hào):G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1004-4914(2009)04-110-02
高校財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)記錄的憑證和依據(jù),也是高校檔案資料的重要組成部分,是高校檔案管理中一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的獨(dú)立性學(xué)科,它在高校建設(shè)事業(yè)中起著重要的作用。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展,高校參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益頻繁和迅猛發(fā)展,對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息和財(cái)務(wù)檔案信息的迫切需要,使高校財(cái)務(wù)檔案管理迎來(lái)了新的歷史使命。如何通過(guò)研究高校財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律,充分、系統(tǒng)、全面地利用財(cái)務(wù)檔案價(jià)值,使其更好地發(fā)揮作用,為高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供有利的客觀依據(jù)和進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè),將成為高校檔案工作者面臨的新的課題。
一、目前存在的問(wèn)題
就目前的狀況來(lái)看,高校財(cái)務(wù)檔案的利用率仍然偏低,這與其歷史客觀原因和高校財(cái)務(wù)檔案管理配置及管理手段的落后分不開(kāi),尚有待進(jìn)一步地改善。
1、長(zhǎng)期以來(lái),“重效益、輕管理”意識(shí)的普遍存在,造成高校財(cái)務(wù)檔案的管理工作常常不受重視,財(cái)務(wù)檔案管理沒(méi)有完全納入到高校檔案管理的系統(tǒng)中。財(cái)務(wù)檔案在高校財(cái)務(wù)部門存放二、三年后移交到學(xué)校檔案管理部門,財(cái)務(wù)部門的檔案管理人員一般沒(méi)有受過(guò)檔案管理知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)。而檔案部門的管理人員也沒(méi)有接受過(guò)財(cái)務(wù)方面的知識(shí)培訓(xùn),兩個(gè)部門甚少就高校財(cái)務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)進(jìn)行交流和學(xué)習(xí),財(cái)務(wù)檔案的移交只不過(guò)是從這間庫(kù)房移至另一間庫(kù)房,在這樣的情況下,又從何談及“充分利用高校財(cái)務(wù)檔案”?造成這種現(xiàn)狀,實(shí)際上是由財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)決定的。
2、由于高校經(jīng)費(fèi)的欠缺。部分高校財(cái)務(wù)檔案在移交校級(jí)檔案管理部門之前存放在條件較落后的財(cái)務(wù)部門的庫(kù)房,干燥、通風(fēng)、防潮濕、防蟲(chóng)等必備設(shè)施不具備,常常是隨便放成一堆,不加整理,使財(cái)務(wù)檔案不但沒(méi)有得到完好的保管。同時(shí),查閱起來(lái)也十分不便。
3、部分高校的財(cái)務(wù)檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一。主要表現(xiàn)在:收集不全,部分二級(jí)財(cái)務(wù)核算部門不按規(guī)定向財(cái)務(wù)一級(jí)部門進(jìn)行移交,個(gè)別單位的財(cái)務(wù)檔案因種種情況在歷任的財(cái)務(wù)人員手中尚未交清,嚴(yán)重影響了高校財(cái)務(wù)主管部門對(duì)財(cái)務(wù)檔案的完整收集,從而影響了高校財(cái)務(wù)檔案的完整和充分利用。
4、部分高校財(cái)務(wù)檔案的收集和整理不規(guī)范。收集和整理存在著混亂現(xiàn)象,主要表現(xiàn)在:財(cái)務(wù)部門收集的財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有進(jìn)行仔細(xì)地鑒別和細(xì)化,什么內(nèi)容都?xì)w檔,歸檔后不作重新篩選和分類,收集的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容似是而非,混淆了有用和無(wú)用的檔案資料,造成使用者無(wú)從判斷,削弱了財(cái)務(wù)檔案的利用價(jià)值。
5、借閱制度不完善。部分高校不重視財(cái)務(wù)檔案的查閱利用,沒(méi)有制定相關(guān)的借閱制度,造成無(wú)章可循,隨意借出、復(fù)制、調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案。
二、提高利用率的幾點(diǎn)建議
提高高校財(cái)務(wù)檔案的利用率,必須遵循財(cái)務(wù)檔案的一般規(guī)律,按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案法》、《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)的要求,根據(jù)財(cái)務(wù)檔案形成過(guò)程的特點(diǎn),依法、科學(xué)地強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)檔案管理工作,保證高校財(cái)務(wù)檔案利用質(zhì)量的最優(yōu)化,并實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)檔案資源價(jià)值利用的績(jī)效化。如何提高高校財(cái)務(wù)檔案的利用率?筆者認(rèn)為,針對(duì)上述目前高校財(cái)務(wù)檔案利用存在的問(wèn)題,可以從以下幾點(diǎn)著手:
1、加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)檔案的服務(wù)意識(shí)。在當(dāng)今信息資源飛速發(fā)展的新形勢(shì)下,高校財(cái)務(wù)檔案有著不可忽視的重要作用。江澤民曾指出:“做好檔案管理工作,為建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。”高校財(cái)務(wù)檔案的利用目的是為了使高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展和建設(shè)能夠更好地開(kāi)展,是為高校的未來(lái)服務(wù)的。因此,提高高校財(cái)務(wù)檔案人員的服務(wù)意識(shí),做好高校財(cái)務(wù)檔案管理工作意義重大。
2、必須保證財(cái)務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施和經(jīng)費(fèi)。所謂“巧婦難為無(wú)米之炊”,提高高校財(cái)務(wù)檔案的利用率離不開(kāi)硬件設(shè)施的建設(shè),離不開(kāi)信息技術(shù)的支撐,而硬件設(shè)施的改善和電子信息系統(tǒng)的介入必須要有一定的經(jīng)費(fèi)保證。當(dāng)然,在這點(diǎn)上,首先應(yīng)增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案資源利用的意識(shí),把高校財(cái)務(wù)檔案看成學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的寶貴財(cái)富,將高校財(cái)務(wù)檔案建設(shè)提升到一個(gè)新的認(rèn)識(shí)層面上,設(shè)立?？钔度搿Ｖ挥杏辛顺渥愕慕?jīng)費(fèi)和先進(jìn)的查詢?cè)O(shè)備,才可談及對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案資源的高效利用,當(dāng)然,在充足的經(jīng)費(fèi)條件下,也應(yīng)當(dāng)考慮從控制利用成本、提高利用效果等辦法提高利用率,避免造成浪費(fèi)。
3、科學(xué)管理高校財(cái)務(wù)檔案,促進(jìn)有序利用。馬克思曾說(shuō):“管理是任何生產(chǎn)方式‘一個(gè)必不可少的要素’”。對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案的管理也不例外。高校財(cái)務(wù)檔案是高校會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物,它是高校會(huì)計(jì)工作的延伸,然而,各高校的財(cái)務(wù)部門普遍存在重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),輕財(cái)務(wù)檔案管理,而高校的檔案部門對(duì)財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)又不熟悉,勢(shì)必造成財(cái)務(wù)檔案整理質(zhì)量不高、檔案的分類和排列不規(guī)范、目錄與內(nèi)容不相符等達(dá)不到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn),如此,更談不上科學(xué)利用財(cái)務(wù)檔案資源。因此,要對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案實(shí)行科學(xué)管理,促進(jìn)利用,首先,必須遵循科學(xué)的管理原則,如高校財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的統(tǒng)一與分工負(fù)責(zé)原則、財(cái)務(wù)檔案原件的完整、齊全原則、財(cái)務(wù)檔案資源查閱的簡(jiǎn)化易行原則、財(cái)務(wù)檔案的依法管理原則和安全保密原則等。其次,按照,《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案法》,結(jié)合各高校的實(shí)際情況,建立健全各項(xiàng)制度,特別是必須建立和完善嚴(yán)格的利用高校財(cái)務(wù)檔案資源的制度,其中,應(yīng)包括借閱、查詢和保密等制度,并設(shè)專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,嚴(yán)格落實(shí)崗位職責(zé)。原則上,校內(nèi)人員只能借閱與其工作相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案,借閱人必須簽字登記;財(cái)務(wù)檔案原件一般不外借;需復(fù)制時(shí),必須由檔案管理人員協(xié)助復(fù)制,并做好簽字登記手續(xù);涉及財(cái)務(wù)保密范疇的檔案不得隨意借閱。對(duì)于電子財(cái)務(wù)檔案的利用,應(yīng)制定相關(guān)的財(cái)務(wù)電算化管理制度,設(shè)財(cái)務(wù)電算化管理專人負(fù)責(zé)電子財(cái)務(wù)檔案的管理工作。推行財(cái)務(wù)電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套歸檔保存和利用,對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案利用人應(yīng)采取授權(quán)利用的辦法,根據(jù)保密程度分級(jí)授權(quán)利用。第三,應(yīng)加強(qiáng)高校檔案管理人員的財(cái)務(wù)檔案知識(shí)學(xué)習(xí),定期進(jìn)行崗位培訓(xùn),提高管理水平,明確各自的職責(zé),從源頭上確保高校財(cái)務(wù)檔案收集、整理的齊全完整,保障高校財(cái)務(wù)檔案的利用質(zhì)量。 4、提高高校財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量和利用的及時(shí)性。高校財(cái)務(wù)檔案的收集工作必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?歸檔資料內(nèi)容的價(jià)值理應(yīng)進(jìn)行技術(shù)鑒定,按財(cái)務(wù)收、支項(xiàng)目、各個(gè)科目等類別分類以及使用人利用財(cái)務(wù)檔案的目的進(jìn)行有目的、針對(duì)性地收集和整理,使收集和整理工作完整齊全、分類清晰、立卷科學(xué)。盲目地?cái)U(kuò)大收集范圍,只會(huì)造成檔案資源的浪費(fèi)并影響到高校財(cái)務(wù)檔案的查準(zhǔn)率,另外,高校財(cái)務(wù)檔案資源的利用需求具有時(shí)效性,而及時(shí)性又是對(duì)財(cái)務(wù)檔案利用的時(shí)效性要求。因此,高校財(cái)務(wù)檔案的形成必須與高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生同步進(jìn)行,紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案與電算化財(cái)務(wù)檔案同步歸檔,打破傳統(tǒng)過(guò)分強(qiáng)調(diào)時(shí)間的限定,應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),明確和區(qū)分不同類型的高校財(cái)務(wù)檔案資源的開(kāi)放和延長(zhǎng)利用時(shí)間,促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案及時(shí)利用,不錯(cuò)失資源利用的最佳時(shí)機(jī)。高校財(cái)務(wù)檔案的利用還存在著利用需求的先后與急緩的順序問(wèn)題,解決該問(wèn)題應(yīng)綜合考慮“輕重急緩”,對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行合理的排序,以最大限度地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案利用的整體利益,達(dá)到利用的最大績(jī)效化。
5、有效保存、合理開(kāi)發(fā)。由于自然的和社會(huì)的原因,高校財(cái)務(wù)檔案也逃不脫漸進(jìn)性的自毀過(guò)程,為了可以長(zhǎng)遠(yuǎn)地利用,延長(zhǎng)其壽命,必須采取有效的保存措施。有效保存包含了“安全”和“保密”兩層內(nèi)容,可從上述談及的制度和管理手段上加以完善。而高校財(cái)務(wù)檔案有效保存的最終目的是為了更好地利用財(cái)務(wù)檔案資源。為了充分發(fā)揮高校財(cái)務(wù)檔案的潛在用途,更好地為高校發(fā)展建設(shè)服務(wù),應(yīng)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案從利用意義和范圍上進(jìn)行新的提升,加快高校財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化步伐:(1)運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索和編制功能,提高效率和準(zhǔn)確率;(2)根據(jù)高校財(cái)務(wù)部門與校內(nèi)相關(guān)部門的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系,按各自所需,有目的、有方向性地開(kāi)發(fā)相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案專題;(3)與校外單位有經(jīng)濟(jì)往來(lái)的業(yè)務(wù),將檔案資料分開(kāi)編制和存放,并將各種合同、協(xié)議等相關(guān)資料與原始憑證一起歸檔,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案資源共享,方便校內(nèi)、外單位參考和決策使用,當(dāng)然,在這點(diǎn)上首先應(yīng)當(dāng)考慮到高校財(cái)務(wù)檔案的保密問(wèn)題。
